PLUS QU’UN ÉVÉNEMENT-BÉNÉFICE… par Vanessa Ricard

Oyé Oyé! Je débute cette parution par une annonce. Une nouvelle vie commencera pour moi le 11 mars prochain. J'ai récemment accepté un poste dans le département des communications/marketing au Grand Théâtre de Québec, renouant avec mon premier amour, le domaine culturel!

Je quitterai donc les fonctions que j'occupais depuis 2009 à la Fondation des maladies du cœur et de l'AVC. J’ai beaucoup apprécié mon passage au cours duquel j’ai eu l’occasion de travailler sur des mandats fort intéressants et de collaborer avec des personnes extraordinaires et passionnées. Merci à tous mes collègues, bénévoles et collaborateurs!
Un énorme merci à la Fondation de la confiance qu'elle m'a témoignée depuis le tout début. Je porterai cette cause dans mon cœur (sans jeu de mots) pour toujours.

Ceci dit, je poursuivrai avec plaisir ma collaboration sur ce blog et tâcherai d'y apporter une touche culturelle.

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Merci d'être là, et bonne lecture!


«Tout ce travail pour une seule soirée!» Je ne suis certainement pas la seule à avoir entendu cette phrase lors d'un événement! Rassurez-vous, les événements-bénéfices ne sont pas seulement un moyen d'amasser des fonds, ils sont également un excellent moyen de mettre un organisme de l'avant. Ils peuvent être une partie importante d'un plan stratégique, et ce, à différents niveaux. Comment retirer le maximum de tout ce travail? Comment saisir les opportunités? 

Les événements sont l'occasion rêvée de :

texte6·         Présenter votre organisme. Éduquer les participants et leur faire prendre conscience de ce que votre organisation fait, et l'impact que vous avez auprès de la communauté.

·         Entretenir ou bâtir les relations avec vos donateurs, partenaires et collaborateurs, présents et futurs. Ils permettent un contact face à face avec ces précieux supporteurs.

·         Obtenir une couverture médiatique importante et sans frais. Vous le savez comme moi, bâtir une notoriété dans la communauté est crucial pour toute collecte de fonds réussie.

·         Offrir une expérience de collecte de fonds à vos bénévoles, qu'ils soient bénévoles de terrain ou bien membres du comité organisateur. 

 

Teintez vos outils de vos couleurs, tout devrait refléter votre mission

Cartons d'invitations

Quel bel outil marketing! Pour obtenir la participation de 200 invités, l'organisation peut facilement envoyer 600 invitations, ce qui représente 600 donateurs, collaborateurs potentiels! Derrière chaque carton d'invitation (ou invitation courriel, plus avantageux écologiquement et financièrement!) se cache l'opportunité d'informer une personne de votre mission, vos actions et vos réalisations.

Animation

Pensez à inviter un conférencier ayant bénéficié de votre organisme. Un survivant, une personne sur qui les différentes actions de votre organisme ont eu un impact concret. Après tout, tout donateur potentiel désire savoir à quoi son argent servira…

Visuel

Lorsque les mots ne suffisent pas, utilisez le visuel. Présentez des images ou une brève vidéo présentant l'organisme. Votre message sera alors plus humain, vibrant, et ira toucher plus facilement une corde sensible chez vos participants.

Cadeaux

Si votre budget vous le permet, offrez un petit cadeau significatif de votre cause à tous vos invités.

Remerciements

Évidemment, vous devez remercier vos invités de leur participation. Idéalement, faites-le dans les 48 heures suivant l'événement. Pourquoi ne pas inclure un sondage d'appréciation? (Service offert gratuitement par des plateformes du genre SurveyMonkey.) Vos participants se sentiront impliqués et appréciés et votre rapport post-événement sera encore plus complet et représentatif.

Partagez votre vision

Assurez-vous d'expliquer clairement votre mission et la raison de la campagne de financement à tous ceux qui sont impliqués dans l'événement. N'oubliez pas que vos bénévoles/membres du comité deviennent, pour la soirée, les visages de votre organisme. Ils seront en contact direct avec les donateurs et sympathisants potentiels. Assurez-vous qu'ils soient suffisamment formés, bien éduqués sur les valeurs de l'organisme et qu'ils seront en mesure de vous représenter fièrement.

Bonifiez l'expérience événementielle

·         Demandez à votre photographe officiel de prendre des clichés des invités, et faites-les parvenir avec les lettres de remerciements. Les invités seront agréablement surpris de l'attention et la photo leur servira de souvenir permanent de l'événement. Top of mind, dit-on!

 

·         Assurez-vous d'offrir un choix de menu végétarien, de porter une attention particulière aux allergies ou autres besoins spéciaux. Si vous tenez un cocktail dînatoire, assurez-vous d'avoir des choix de bouchées variés afin d'éviter les frustrations de certains invités.

 

·         Identifiez adéquatement les lieux, les salles de bains, les plans de salles et numéro de tables. Astuce: Mettez-vous dans la peau d'un invité et faites vous-mêmes le parcours pour vous assurer d'éliminer tout irritant.

 

·         Assignez des bénévoles, membres du comité ou hauts dirigeants à l'entrée de votre salle. Ils pourront assurer l'accueil de chaque invité et répondre à leur questionnement.

Pensez plus loin

Gardez en tête que votre événement peut être répété annuellement. Optez donc pour des concepts facilement adaptables, des thèmes réutilisables et investissez dans des outils de rétroaction afin de viser une amélioration année après année.

Bref

Quel que soit le but ou le résultat de votre événement, gardez en tête que les événements est censés être amusants. Portez attention aux détails et n'oubliez pas d'ajouter des éléments qui rendront votre événement unique et convaincant. Faites-en un moment mémorable pour vos invités et ils seront assurément de la partie lors de la prochaine édition. Rappelez-vous de tous ces efforts servent votre cause. Vous faites votre part pour la société, soyez-en fiers!

 

 « On obtient des résultats en exploitant des opportunités, non en résolvant des problèmes. »

– Peter Drucker

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