La recette miracle pour réussir un événement par Laurence Hardy

Suite à mon dernier article sur l’événement Barbegazi, je me suis posé la question : qu’est-ce qui fait d’un événement un succès? Quelle est la recette miracle!? Après avoir longuement réfléchi, m’être rappelé mes cours d’université et d’avoir lu l’avis des pros, voici un résumé en six points pour combler vos invités ainsi que les commanditaires de vos événements en plus de quelques idées :

1-La thématique
La première raison d’être d’un événement : sa thématique. Un thème original et cohérent dans toutes les activités de celui-ci est un élément clé du succès. Même si le but de l’événement est du déjà vu, il y a toujours un moyen de sortir des sentiers battus et d’exploiter tous les aspects d’une manière créative. Prenons par exemple le Bal de la Jonquille, créé par la Société canadienne du cancer : un rendez-vous annuel de levée de fonds pour combattre le cancer ayant une thématique représentant l’image de marque de celle-ci en ne perdant jamais la jonquille et son jaune éclatant dans le décor. Un autre bel exemple est lors de l’événement Barbegazi auquel j’ai assisté en février et ayant pour thème la barbe de style bucheronne, un thème que nous pouvions retrouver dans les activités, les commanditaires, le décor et même l’habillement des personnes responsables!

1
2 – Le client est roi
Comme la fameuse citation bien connue dans le domaine de la vente le dit, le client est roi. Oui, on déteste ça, mais c’est bien lui qui nous fait vivre, après tout! On se doit de bien le cerner pour savoir quel type de personne il est. Attention : cela ne veut pas dire de se limiter dans nos idées! Rien ne nous empêche de proposer tout ce qu’on désire, dans le pire des cas, il refuse et on en trouve d’autres. Il faut par contre s’assurer de satisfaire ses moindres désirs, à lui mais aussi aux commanditaires, si c’est le cas. Et pour satisfaire les commanditaires, il faudra leur offrir une visibilité alléchante au prorata de leur investissement!

2
3 – Think outside of the box!
Comme tout le monde dit : être créatif. Ok, mais comment? Original, étonnant, exceptionnel, incomparable, excentrique, bref, tout ce qui sort de l’ordinaire! Comment faire des événements les plus communs des plus extraordinaires? C’est vrai, ce n’est pas chose facile, surtout pour ceux qui manque d’imagination. Le truc, c’est de briser les conventions. C’est de repenser chaque aspect comme si c’était la première fois. D’arrêter de voir les choses comme on l’a toujours vu et de décortiquer chaque aspect pour les recréer. Prenons par exemple une chaise, que l’on a toujours connue comme un banc avec un dossier et quatre pattes. Mais si l’on sort de ce schéma et qu’on la redesign en gardant sa fonction primaire (s’asseoir), on peut en arriver à quelque chose d’original. Si la thématique de notre événement est Hawaïenne ou la plage, par exemple, on pourra exploiter ce thème dans le design de la chaise (voir la photo à droite). Et c’est applicable dans tous les aspects, que ce soit la nourriture, les kiosques des commanditaires, le décor et même l’endroit. Je me rappelle d’un cours à l’université où un pigiste était venu nous raconter un défilé culinaire qu’il avait organisé…dans une église! De l’originalité à l’état pur! 
34
4 – Les partenaires
Peu importe les besoins, chaque partenaire doit être choisi avec attention. Commanditaires, dj, animateurs, etc. se doivent d’être cohérents avec la thématique de votre événement  puisqu’ils représentent celui-ci. C’est vrai quoi, avez-vous déjà vu un rapper dans un mariage traditionnel et conservateur? De quoi faire dresser les cheveux sur la tête de vos clients! Et si vous avez besoin de commanditaires, contactez ceux qui pourraient être en lien avec votre événement pour les intéresser, surtout s’il vise leur clientèle cible! Un bon exemple est le choix d’un maître de cérémonie pour une levée de fonds : vous pouvez opter pour une figure publique ayant été touchée par le sujet (Charles Lafortune et Guylaine Guay, porte-paroles de fondations pour les enfants autistes, Mitsou comme porte-parole de la Fondation du cancer du sein, etc.) ou encore lors d’une soirée sur la mise en forme et la santé choisir des commanditaires de nourriture santé, des compagnies sportives ou un porte-parole/animateur comme Josée Lavigueur. Les possibilités sont infinies et une fois ces partenaires choisis, il ne reste plus qu’à appliquer les points précédents pour les rendre heureux!

5
5 – Les invités
De plus en plus, les gens cherchent à vivre une expérience. Une théorie en marketing dit que le client aura un plus gros coup de cœur pour une marque si celle-ci requiert une implication de sa part. Je traduis : en faisant participer un invité, il est plus probable que celui-ci apprécie l’événement. En manque d’idée? Les réseaux sociaux en sont le meilleur exemple! Faites tweeter vos invités et faites-les défiler sur un écran, invitez-les à se déguiser et à se prendre en photo dans un photomaton, montez un mur sur lequel ils pourront faire leur propre graffiti, etc. Aussi, des invités heureux = un client heureux. Faites-les sentir spécial. Vous pouvez les chouchouter, leur envoyer une invitation originale et personnalisée, exploiter l’aspect V.I.P et bien d’autres choses qui marqueront leur mémoire. Par exemple, si une soirée touche plus particulièrement les femmes, des petits stands de massage, de maquillage et de cocooning peuvent être mis en place grâce à des commanditaires que vous aurez choisis soigneusement. Si votre événement est plutôt écologique, vous pouvez envoyer vos invitations dans de petits sachets contenant des semences de fleurs qu’ils pourront replanter. Encore une fois ici, l’application des   points 1,2 et 3 sont nécessaires : à vous de jouer!6

6 – Une bonne organisation
Une bonne organisation prend du temps et surtout des nerfs d’acier. Il faut sans cesse s’adapter et trouver des solutions aux imprévus. Un horaire des tâches à effectuer jusqu’à la date tant attendue est absolument nécessaire, tout comme l’ordre du jour de l’événement. Aussi, on doit se fixer des objectifs tout au long du processus mais aussi à la fin pour être en mesure de savoir si ceux-ci ont été atteints, pour la grande satisfaction des partenaires. Une bonne organisation implique aussi un budget pour pouvoir chiffrer l’événement et ainsi répondre à la fameuse question : combien ça coûte et combien ça rapporte? Aussi, voici un petit truc pour contrer tous les imprévus possibles : prévoir l’imprévisible. Facile à dire, difficile à faire. Un brainstorming peut alors être fait en équipe pour identifier toutes les petites failles qui seraient possibles tout au long du déroulement et déjà en trouver des solutions. C’est ce qu’on appelle être proactif et jamais mal pris! 

 

Laurence Hardy

 

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *