BÂTIR UN COMITÉ-ORGANISATEUR EFFICACE

Qu’on se le dise, la planification d’un événement caritatif n’est pas chose facile. Vous avez beau avoir la meilleure équipe d’employés et de bénévoles au monde, la nature de votre travail fait en sorte que vous devenez de véritables quêteurs professionnels. Le tour de votre propre réseau de contacts est vite fait! Voilà pourquoi l’adoption d’un comité-organisateur pour votre prochain événement vous serait grandement bénéfique. Par où commencer? Suivez le guide!

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Qu’est-ce qu’un comité-organisateur?

Un comité organisateur est le noyau de tout événement profitable. Il réunit habituellement 3 à 12 personnes et permet d’amasser un maximum de fonds et d’étendre la portée d’une mission. Les membres du comité ont la possibilité de donner leur opinion tout au long du processus de la création de l’événement. Ils apportent un regard extérieur et représentent le point de vue des futurs invités. Deux têtes valent mieux qu’une, dit-on. Imaginez 3 à 12 têtes !

 

La mission principale du comité est d’assurer le maximum de revenus. Pour ce faire, les membres du comité doivent accepter de solliciter leur propre réseau de contacts, amis, fournisseurs, clients et collègues, que ce soit pour la vente de billets, dons ou commandites. Ainsi, votre organisme réussit à rejoindre des participants ou partenaires potentiels qui n’auraient pas été sollicités autrement.

 

Comment choisir vos membres?

Quelques pistes pour vous guider:

·          Membres ayant une forte connexion à votre cause. Ils doivent être sensibles à la lutte que vous menez et motivés à faire une différence. Peut-être accepteront-ils d’utiliser leurs histoires personnelles pour servir la cause?

·          Membres d’influence provenant de milieux différents, différentes sphères d’activités.

·          Membres possédant de vastes réseaux de contacts et prêts à partager leur réseau pour la cause.

·          Membres enthousiastes et disponibles. Assurez-vous qu’ils seront en mesure de vous apporter l’aide nécessaire, lorsque vous en aurez besoin.

·          Membres innovateurs et à l’aise à participer à l’ensemble du montage de l’événement: de la sollicitation au post-mortem.

 

Comment assurer le succès du comité?

·         Nommez un leader, ou assurez le poste vous-même! Le leader est celui qui servira de courroie de transmission au sein du comité. Il initiera les rencontres, gardera le contact avec tous les membres et s’assura que les tâches soient effectuées selon l’échéancier.

·         Établissez des objectifs spécifiques. Afin de travailler avec détermination, engagement et enthousiasme, une équipe doit savoir où elle s’en va. Quel sera l’objectif financier de l’événement? Le nombre de participants? Le montant à amasser en commandites?

·         Donnez des objectifs personnels à chacun de vos membres (avec leur consentement bien sûr!). Attention, les objectifs doivent être clairs et mesurables. De cette façon, les membres comprendront entièrement leurs fonctions, leur rôle au sein du comité et, d'une manière plus importante, leurs responsabilités.

·         Assurez-vous de fournir tous les outils nécessaires pour l’atteinte des objectifs. Les membres du comité sont souvent des gens d’affaires bien occupés, offrez le maximum de soutien.

·         Impliquez votre comité. Demandez leur participation aux décisions importantes concernant l’événement. Vous y verrez le sentiment d’appartenance grandir.

·         Effectuez un suivi régulier avec vos membres. Si possible, tenez des réunions pour discuter des avancements du projet, des stratégies à utiliser, les bons et moins bons coups, remercier et motiver les membres à maintenir leurs efforts. Si votre comité est trop grand, pensez à le diviser en plusieurs sous-groupes.

·         Offrez votre reconnaissance. Il est très important de reconnaître les efforts des membres de votre comité et leur laisser savoir à quel point leur participation fait une réelle différence. Quelques pistes : Mentions verbales sur place, lettres de reconnaissance, nombre de billets gratuits, visibilité dans le programme de la soirée, visibilité sur les outils de sollicitation, 5 à 7 de reconnaissance, etc.

 

Bien que votre comité sera d’une grande aide et certainement (je vous le souhaite!) très efficace, ne mettez pas tous vos œufs dans le même panier. Pour éviter les mauvaises surprises, prévoyez les plans B, C, D, etc.

 

« En travaillant ensemble et réunissant nos richesses, nous pouvons accomplir de grandes choses »

– Ronald Reagan

Bon succès!

 

Vanessa Ricard

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